エクセル特別 9

Excelには、リスト（データベース）からデータを検索、抽出するのに様々なものが用意されていますが、フィルタオプションもその一つです。フィルタオプションでは、リスト（データベース）から条件に合致したデータの行（レコード）を抽出することができます。
フィルターオプションというと、オートフィルタのオートフィルタオプションと混同しやすいですが別のものです。また、オプションというと付け足し的な機能に思えますが、そうではありません。フィルタオプションでは、オートフィルタ以上により詳細な条件設定でデータを抽出することができます。

■フィルタオプションの概要

◆検索条件はデータベース関数の検索条件（Criteria）と共通

フィルターオプションを利用するには、あらかじめ検索条件をワークシート上へ作っておく必要があります。

この検索条件は、データベース関数の検索条件（Criteria）と全く同じ作成要領で作ることができます。（Excel2000のヘルプでは、検索条件の作成例を共通して使用しています。）

検索条件の作成要領をマスターすれば、一度にフィルターオプションとデータベース関数の操作を覚えることができますので、あわせて勉強してください。
検索条件の作り方は、データベース関数（中級 仮番3〜3-2）で詳しく解説していますので、参照してください。特に中級 仮番3-2-1 ではバージョンによる注意事項をまとめていますので、必ず目を通してください。ここでは、解説を省略します。

◆二つの抽出先

フィルタオプションは、下図のようにデータ（D）のフィルタ（F）からフィルタ オプションの設定（A）をクリックして、表示される「フィルタ オプションの設定」ダイアログボックスで設定します。

上図右のように、「フィルタ オプションの設定」ダイアログボックスには、二つの抽出先を選択できるようになっています。まとめると

• 選択範囲内（F）
  元データであるリスト（データベース）を折りたたんで、抽出

• 指定した範囲（O）
  元データ（リスト）から条件に合ったデータの行（レコード）を、指定位置へ抽出

となります。それぞれ操作方法が異なりますが、詳しくは下段以降で解説します。

ここでは、「フィルタ オプションの設定」ダイアログボックスの実行方法（手順）を解説します。本来、フィルタオプションは、詳細な条件設定でデータを抽出できるものなので、条件設定の書き方にポイントを置くべきですが、これは上段で説明したようにデータベース関数の検索条件（Criteria）と共通していますので、その解説ページを参考にしてください。
ここでは、簡単な条件設定を使い、手順を中心に解説します。

■選択範囲内へ抽出する方法

上段で示した解説用の図で説明します。
まず、検索対象のリスト内のセルを選択します。次に、 上段で解説したようにデータ（D）のフィルタ（F）からフィルタ オプションの設定（A）をクリックして、下図の「フィルタ オプションの設定」ダイアログボックスを表示させます。

選択範囲内へ抽出するには、抽出先の選択範囲内（F）にチェックが入っていることを確認し、リスト範囲（L）と検索条件範囲（C）に入力されているセル範囲の参照が正しいかどうかを確認します。 リスト範囲（L）は、検索対象のリストの範囲、検索条件範囲（C）には、検索条件の範囲を指定します。

これらは、リスト内のセルを選択しておいてダイアログボックスを表示させれば、ほぼ自動的に入力されているはずです。もし、これらのセル範囲の参照が間違っている場合は、入力枠へカーソルを入れてから、ワークシート上の正しい範囲をドラッグして指定します。
「重複するレコードは無視する（R）」へチェックを入れておけば、重複レコードは抽出されません。

ボックス内の確認、チェック後、OKボタンをクリックすれば、下図のように検索条件に合致するデータが抽出されます。

選択範囲内へ抽出の場合は、左図のようにリストが折りたたまれ表示されます。（対象外のデータは非表示）

抽出結果の表示方法は、オートフィルタの実行と似ています。
抽出結果は、コピーや印刷をすることができます。結果を他の場所へコピーしても表示データだけがコピーされます。印刷も当然表示データだけが印刷されます。
元のリストへ戻すには、データ（D）のフィルタ（F）から、すべて表示（S）のコマンドをクリックします。なお、フィルタオプションの実行後は、元に戻すボタンは使えませんから注意してください。